1. Missions

La ou le secrétaire assure l'accueil physique et téléphonique. Traite et affecte les différents courriers. Met en forme les documents internes à l'établissement. Prend en charge le pointage journalier des personnes accueillies ainsi que la facturation. Assure le suivi et la gestion des dossiers des résidents et des professionnels. Traite et organise l'ensemble des informations administratives, les relations externes et internes de l'établissement.
La ou le secrétaire est le pivot informationnel de l'établissement. Il/elle garantit la communication interne entre les différents acteurs de l'établissement. Il/ elle doit bien connaitre le fonctionnement de l'établissement et de l'association. Il/elle travaille en étroite collaboration avec l'équipe de direction.

2. Compétences requises

• Avoir une bonne maîtrise de l'écrit, rester discrète
• Maîtriser l'outil informatique et les logiciels associés (Word, Excel etc…)
• Savoir utiliser Internet (moteur de recherche, courriers électroniques, etc…)
• Mettre en place des procédures pour différentes tâches (classement, planification, archivage)
• Tenir un standard téléphonique
• Savoir prendre des notes,
• Savoir rédiger, mettre en forme tout type de document
• Répondre à toute demande et démarche administrative.

3. Conditions d'accès

Pour accéder à la fonction de Secrétaire en tant que Technicien Supérieur, il est nécessaire d'être détenteur d'un BTS ou d'un DUT.