1. Missions

• Assurer l'accueil physique et téléphonique.
• Traiter et affecter les différents courriers.
• Mettre en forme les documents internes à l'établissement.
• Enregistrer, imputer et assurer le suivi des factures fournisseurs.
• Contribuer à la gestion des dossiers des usagers.
• Être responsable de la caisse de l'établissement.
• Être en étroite relation avec le service paie situé au siège (fiches d'information pour l'établissement des contrats, suivi des contrats et saisie des éléments de salaire sur un logiciel en réseau).
• Assurer la télétransmission des accidents du travail et la communication au siège des arrêts maladie.
• Établir la facturation des frais de séjour des usagers sur un logiciel spécifique.
• Organiser l'ensemble des informations administratives ainsi que les relations internes et externes de l'établissement.

2. Compétences requises

• Faire preuve de discrétion professionnelle et posséder de bonnes aptitudes relationnelles.
• Avoir une bonne maîtrise de l'écrit, savoir s'exprimer oralement et disposer de capacités rédactionnelles et de synthèse.
• Maîtriser les outils informatiques et les logiciels associés (Word, Excel, etc.).
• Savoir tenir un standard téléphonique.
• Savoir rédiger et mettre en forme tout type de document, compléter les documents administratifs et répondre aux différentes demandes et démarches administratives.

3. Conditions d’accès

Pour accéder à la fonction de secrétaire d'établissement, il est nécessaire de remplir les conditions suivantes :

Être titulaire d'un baccalauréat professionnel, d'un baccalauréat technologique ou d'un diplôme de niveau Bac +2 (BTS, DUT ou équivalent).